AZUFA begleitet Kandidat:innen und Arbeitgeber in einem internationalen Rekrutierungsprozess. Dieser Prozess beinhaltet die Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten (Identität, Abschlüsse, Reisedokumente). Wir verpflichten uns, diese zu schützen und nur im für diese Begleitung streng notwendigen Umfang zu verwenden.
| Kategorie | Beispiele | Zweck |
|---|---|---|
| Identität | Name, Vorname, Nationalität, Wohnsitzland | Erstellung der Antrags- und Einwanderungsakte |
| Kurs | Beruf, Erfahrung, Diplome, Sprachniveau | Kontakt zu verifizierten Arbeitgebern herstellen |
| Unterlagen | Lebenslauf, Diplome, Reisepass, Zeugnisse | Erstellung der Visum- und Anerkennungsdatei |
Die Verarbeitung bestimmter Unterlagen (z. B. Gesundheitsdokumente für Gesundheitsberufe, diverse Berufsbescheinigungen) fällt unter besondere Datenkategorien im Sinne von Artikel 9 DSGVO. Ihre Verarbeitung beruht auf der ausdrücklichen Einwilligung des Kandidaten, die bei der Registrierung durch ein separates Kontrollkästchen eingeholt wird, sowie auf der Erforderlichkeit dieser Verarbeitung zum Zweck der beruflichen Begleitung (Art. 9 Abs. 2 lit. a und h DSGVO). Diese Einwilligung kann jederzeit ohne rückwirkende Wirkung widerrufen werden.
Je nach Fall stützen sich die Verarbeitungen auf Ihre Einwilligung (die bei der Registrierung erhoben wird), auf die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und die Vertragserfüllung sowie auf die Einhaltung gesetzlicher Pflichten im Zusammenhang mit Einwanderungsverfahren.
Ihre Daten werden in der Europäischen Union gehostet. Sie werden so lange aufbewahrt, wie es für die Betreuung erforderlich ist, und anschließend gemäß den unten stehenden Fristen anonymisiert, gelöscht oder archiviert.
| Kategorie | Zweck | Dauer | Beginn der Frist | Ausnahme | Löschmethode |
|---|---|---|---|---|---|
| Abgelehnte / nicht berücksichtigte Bewerbung | Vermittlung an einen Arbeitgeber | Maximal 24 Monate | Abschluss der Bewerbung | Talentpool des Arbeitgebers (eigene Rechtsgrundlage); rechtliche Aufbewahrungssperre | Automatische Anonymisierung (namentlicher Bezug entfernt) |
| Inaktives Kandidatenkonto (nie verifiziert) | Begleitung während des Bewerbungsverlaufs | Höchstens 24 Monate nach der letzten Aktivität | Letzte Aktivität / Abschluss der Betreuung | Rechtliche Aufbewahrungssperre; dokumentiertes geschütztes Konto | Vorherige Benachrichtigung per E-Mail, sofern eine gültige Adresse vorliegt, dann Deaktivierung (niemals physische Löschung); Reaktivierung durch erneute Anmeldung möglich; sofortige Entfernung auf Anfrage |
| Konto mit aktiver Betreuung | Laufende Betreuung (Bewerbung, Einwanderungsvorgang) | Was während der Betreuung erforderlich ist; die 24-Monats-Frist beginnt mit dem Abschluss | Abschluss der Betreuung | — | Schrittweise Löschung nicht mehr benötigter Daten; das Fortbestehen des Kontos verlängert die Aufbewahrung niemals automatisch |
| Identitätsdokumente / Reisepass | Identitätsprüfung und Zusammenstellung des Visumdossiers | 12 Monate nach Ende der operativen Nutzung | Abschluss oder Ablehnung des Vorgangs | Vorgang mit laufender Vertragsbeziehung (genehmigt) | Die Datei wird tatsächlich gelöscht; danach werden nur nicht sensible Metadaten aufbewahrt (Verifizierungsstatus, Datum, Kontrollart, verantwortlicher Mitarbeiter/Prozess, Prüfreferenz) — niemals die Kopie des Dokuments selbst |
| Vertrags-, Finanz- und Buchhaltungsdaten | Rechnungsstellung, gesetzliche und steuerliche Pflichten | Für jede Dokumentkategorie eigene gesetzliche Aufbewahrungsfrist (nicht einheitlich angewandt) — siehe Kasten unten | Gemäß der anwendbaren gesetzlichen Pflicht | — | Aufbewahrt in einem zweckgebundenen Archiv: eingeschränkter Zugriff, keine kommerzielle Nutzung, automatische Löschung bei Fristablauf, Zugriffsprotokoll |
| Verbindungsprotokolle | Sicherheit, Betrugserkennung | 12 Monate | Anmeldedatum | — | Automatische Löschung |
Daten, die gesetzlichen handels-, steuer- oder vertragsrechtlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, werden ausschließlich für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum und mit eingeschränktem Zugriff aufbewahrt. Diese Ausnahme gilt nicht automatisch für das vollständige Nutzerprofil oder hochsensible Identitätsdokumente.
Bei der Registrierung bitten wir um Ihre Einwilligung, gegebenenfalls Informationsmitteilungen (Newsletter) zu erhalten. Derzeit wird kein Newsletter versendet: Diese Einwilligung wird für eine mögliche zukünftige Nutzung gespeichert, führt aber aktuell zu keiner aktiven Verarbeitung Ihrer Daten. Sie können sie jederzeit widerrufen.
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und Übertragbarkeit Ihrer Daten sowie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Sie können eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen.
Datenschutzkontakt: Kontaktformular
Post: Gutekunststraße 5, 71296 Heimsheim, Deutschland
Antwortfrist: maximal 30 Tage
Zuständige Aufsichtsbehörde: Landesbeauftragte für den Datenschutz Baden-Württemberg (LfDI BW).
Ihre Daten werden niemals verkauft. Sie werden nur mit den geprüften Arbeitgebern, bei denen Sie sich bewerben, und den für Ihre Akte zuständigen Behörden geteilt, im streng notwendigen Umfang.
